Documenti e informative
Gestione e consultazione della documentazione privacy messa a disposizione da condomini, amministratori, professionisti e aziende.
OpenGDPR consente ai titolari del trattamento e agli amministratori di rendere disponibili, in modo organizzato, i principali documenti privacy relativi alla propria attività o ai condomini gestiti. La piattaforma facilita la consultazione da parte degli interessati, senza sostituire la consulenza legale né gli obblighi di valutazione spettanti ai titolari.
Tipologie di documenti
Tra i documenti che possono essere caricati e resi accessibili tramite la piattaforma, rientrano ad esempio:
- informative privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR;
- nomine a responsabili del trattamento o a persone autorizzate al trattamento, ove rese disponibili;
- atti e comunicazioni relativi al trattamento dei dati personali;
- eventuale ulteriore documentazione resa pubblica dal titolare.
Organizzazione e aggiornamento
I documenti sono associati alle singole strutture (condomini, professionisti, aziende, amministratori) e possono essere aggiornati dal titolare del trattamento o dall’amministratore secondo le esigenze operative e gli sviluppi normativi o organizzativi.
La piattaforma favorisce un’archiviazione ordinata e una consultazione agevole, pur rimanendo ogni valutazione e responsabilità in capo al soggetto che redige e pubblica i documenti.
Consultazione da parte degli interessati
Condòmini, clienti, utenti e altri interessati possono accedere alle sezioni pubbliche e visualizzare i documenti messi a disposizione. In questo modo, il titolare adempie agli obblighi di informazione e trasparenza previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.
Attestazione e data dei documenti
La piattaforma consente di gestire e visualizzare la data di caricamento o di aggiornamento dei documenti. Al momento della pubblicazione il documento può inoltre essere attestato tramite PEC oppure marcato temporalmente da un'autorità di marcatura (TSA) esterna, con generazione dell'impronta digitale (hash SHA-256) e di un attestato PDF — funzionalità inclusa in ogni abbonamento attivo. Il PDF dell'attestato è scaricabile dal titolare del trattamento o dall'amministratore/gestore autorizzato dalla propria area riservata; non è previsto un servizio di verifica pubblica dell'attestato.
La documentazione resa disponibile attraverso OpenGDPR rappresenta uno strumento di trasparenza e organizzazione a supporto della corretta gestione degli adempimenti privacy, mantenendo centrale il ruolo della consulenza legale specializzata.